Okushin System LTD.

奥進システムは、社員一人ひとりが持つ情報を円滑に共有し、活用することが、相互理解を深め、心理的安全性を高め、そして質の高い仕事を生み出すための基盤であると考えています。こちらでは、オープンなコミュニケーションと効率的な働き方を支えるための、私たちの取り組みと、日々の業務で活用している様々な情報共有の仕組みやツールについてご紹介します。

相互理解と心理的安全性を育む取り組み

私たちは、社員同士がお互いを深く理解し、安心して働くことができる環境づくりを重視しています。そのための代表的な取り組みが「障がいプレゼン」です。

障がいプレゼン：対話を通じた理解の促進

障がいを持つ新入社員がいる場合、その社員のことを全社で理解し、また、その新入社員が既に在籍している障がいを持つ他の社員について知る一助となるよう、障がいについてのプレゼンテーション（以下、障がいプレゼン）を実施しています。

発表後には質疑応答の時間を設け、一緒に働く上で気になることや心配事、配慮の詳細など、どのような質問も歓迎しています。発表者は、寄せられた一つひとつの質問に真摯に答えます。

日々の業務を支える情報共有ツール

効率的で質の高い仕事のためには、適切なツールの活用が不可欠です。私たちは、外部の優れたサービスと、自社で開発した独自のシステムを組み合わせ、情報共有と業務遂行をサポートしています。

活用している外部サービス・ツール

ここでは、一般的に提供されている既成のサービスを、私たちの仕事の道具（ツール）として効果的に活用している例をご紹介します。

朝礼・会議でのコミュニケーション

毎朝の朝礼や社内外の会議では、主に「Microsoft Teams」という無料のインターネット電話サービスを利用しています。朝礼や社内打ち合わせでは、カメラはOFFにして音声のみでの参加を基本としています。お客様との会議では、「Zoom（ズーム）」を利用することが多く、状況に応じて「Google Meet」活用します。その際は、原則としてカメラをONにし、お互いの表情が見えるコミュニケーションを心がけています。

連絡・相談・スケジュール共有

社員一人ひとりにはGoogleのアカウントと会社のメールアドレスが付与されます。法人向けビジネスサービス「Google Workspace」を利用しており、Gmail、Googleカレンダー、Googleドライブ、Googleスプレッドシートなど、Googleが提供する各種サービスを業務や情報共有に活用しています。特にメールとカレンダーは日常的に使用頻度の高いツールです。チャットサービスとしては、「Chatwork」を導入しており、社内連絡はもちろん、社外のお客様とのコミュニケーションにも利用しています。プロジェクトごとのチャットグループ作成や、他サービスと連携させたタスク管理など、メールよりも迅速で気軽な情報伝達が可能です。

タスク管理

仕事の多くはプロジェクトとして立ち上がり、その中で多数のタスクが発生します。各タスクには内容、担当者、締切があり、進捗状況や課題の把握が重要です。特に顔を合わせない在宅勤務環境下でのタスク管理には試行錯誤がありましたが、現在は主に「Backlog」というサービスを利用し、社内のタスク管理を一元的に行っています。Backlogにより、個人のタスク管理はもちろん、マネージャーがチーム全体の進捗を把握することが可能です。クラウドサービスであるため、在宅・出社を問わず同様に利用できます。お客様と一緒にタスク管理を進める際には、「Slack」というサービスを利用することもあります。

自社開発による独自の共有システム

私たちは、外部サービスだけでなく、自社の業務や文化に最適化されたシステムも開発・活用しています。これらは、既存のサービスではカバーしきれないニーズに応えたり、私たちならではの働き方を実現するために生まれたものです。

情報共有のための掲示板システム：「bonsai」（公開版：「Hakoniwa」）

以前から在宅勤務制度があったため、社内会議の議事録などをインターネット上で共有できる仕組みが必要でした。また、手が不自由な社員にとっては、紙媒体での情報共有が困難であるという事情も開発の背景にあります。当初は「PukiWiki」という掲示板ソフトウェアを利用していましたが、ソフトウェアの更新停止に伴い、新たなウェブ環境で利用できる同様のシステムとして「bonsai」を自社開発しました。「bonsai」では、タグ付けによる情報の分類・保管が可能で、各システム開発プロジェクトの情報、技術情報、豆知識、社内ネットワーク関連情報、各種サービスのアカウント情報など、多岐にわたる情報が共有されています。このシステムは社内ネットワーク上に構築されており、社内PCを通じてアクセスします。社外から参照したい情報や、お客様と共有したい情報については、公開版である「Hakoniwa」に登録して活用しています。

日報・業務管理システム：「Cactus」

日々の業務内容の記録と、社内で進行中のプロジェクトや各社員の業務量を把握する必要性から、日報システム「Cactus」が生まれました。当初は、現役員の一人が作業時間集計や粗利計算の利便性を考えて開発したものでした。初期の機能は社員情報と日々の業務内容の登録が中心でしたが、次第に健康状態の記録機能や、見積書・請求書発行機能などが追加され、進化してきました。社員がその日の感想を書き、上長がコメントを返す機能は当初から備わっており、日報は社内で全て公開されています。これにより、離れた場所で働いていても、お互いの体調や気分を社内で共有し、支え合う文化に繋がっています。現在では、「Cactus」は日報システムとしての機能に加え、原価管理、見積書・請求書の発行、売上集計など、日々の業務に不可欠な多機能システムへと成長しています。